Comment obtenir une
subvention ?
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De nombreux organismes ont la possibilité et même la vocation
de vous aider à financer votre projet. Cependant, afin de garantir
votre succès et d'éviter la perte de temps, il convient de
respecter quelques points importants. Ainsi, votre dossier de
demande se devra d'être bien ficelé, concis, synthétique mais
présentant l'essentiel. Attention également à bien choisir la
fondation qui pourra vous aider et de bien connaître les missions
de celles-ci.
Vous devrez aussi accompagner votre dossier d'une lettre de
motivation qui devra expliquer pourquoi vous solliciter cette
fondation.
1. Constituer votre dossier
La constitution de votre dossier est une étape essentielle à
ne pas négliger. Il existe effectivement de nombreuses règles, de
petites astuces pour vous éviter de perdre du temps. Cependant il
n'existe pas de dossiers types pour les demande de subventions. En
effet, tout dépend de l'organisme auquel vous enverrez votre
demande.
2. Comment présenter votre dossier ?
Pour commencer, il n'y a pas de plan préétabli pour présenter
votre dossier de demande de subventions.
L'objectif général d'un dossier demeure cependant le même :
présenter de manière concrète et précise la situation innitiale et
les résultats attendus à moyen et long terme.
Puis, réservez un espace où vous présenterez votre initiative
et les bénéficiaires de votre aide. N'hésitez pas à adjoindre à
votre description toutes données qui donneront plus de poids à
votre projet.
Ensuite il vous faudra également aborder le sujet des
ressources humaines, financières et matérielles ainsi que votre
calendrier, vos besoins.
Enfin les derniers points : les résultats attendus, vos mayens
d'évaluation...A ne pas oublier : mentionner les noms de vos
partenaires potentiels (du partenaire public au privé en passant
par toutes les personnes qui vous aideront ...)
3. Quels documents doivent accompagner votre demande de
subvention ?
En règle générale, un dossier doit être composé d'une lettre
de motivation, du descriptif de votre projet, votre budget, ainsi
que des pièces administratives et comptables. En fonction d'un
organisme à un autre, les pièces à fournir peuvent varier.
a) La lettre de motivation
Celle-ci doit résumer les grands axes de votre projet, résumer vos
compétences, vos moyens, vos besoins (matériels, financiers ou
humains), votre implication ... N'oubliez par cette lettre il faut
en quelque sorte vous "vendre", montrer que cette votre projet qui
doit être financé, que cette aide sera un véritable coup de pouce
pour votre projet ...
Par ailleurs, il vous faudra également mentionner le montant de la
subvention à laquelle vous prétendez, mentionner les pièces
jointes à votre lettre et les coordonnées du porteur de projet et
de vos collaborateurs.
b) Les pièces comptables à fournir
Quatre documents importants sont à fournir :
- le budget prévisionnel de votre initiative. Celui-ci devra
détailler toutes les dépenses (mêmes les plus infimes commes les
fournitures, les frais de poste ...) que va occasionner la mise en
place de votre projet ainsi que les recettes qui permettront de
les financer. Attention le budget prévisionnel doit être
équilibré.
- le budget prévisionnel de votre association (qui inclue toutes
vos actions)
- le compte de résultat quant à lui récapitule les dépenses et
recettes de l'année passée.
- le bilan comptable de votre association.
c) Les pièces juridiques à fournir
Dans la majeure partie des cas, ce seront presque toujours les
mêmes qui vous seront demandées.
- les statuts de votre association
- la date de déclaration de votre association
- un relevé d'identité bancaire
- le bilan d'activité de l'année passée
- et parfois également la carte d'identité de votre association
(pour cela, il vous suffit de regrouper sur une même feuille le
nom et le sigle de votre association, l'adresse, ses coordonnées,
le nombre d'adhérents, le numéro de siret et le code APE.)
d) Les annexes
Il sera pertinent également de joindre an annexe à votre dossier
tous documents qui vous sembleront appuyer votre dossier (par
exemple votre historique, les organismes qui vous ont déjà aider,
votre revue de presse ...)
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De quelles ressources disposent
les associations ?
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Les associations disposent de différentes natures de ressources
: certaines sont internes comme les cotisations, les droits d'entrée
... mais aussi externes. En effet, pour vivre les associations
peuvent faire des demandes de subventions, des appels aux dons ....
Les ressources propres à l'association :
- les cotisations
Celles-ci constituent les ressources principales des
associations. Chaque année les membres versent une somme d'argent,
votée annuellement par le bureau, le Conseil d'administration ou par
l'Assemblée Générale, pour leur permettre de fonctionner et de
réaliser leur objet initial. Cotisation fixe ou variable (selon la
nature du membre : actif, d'honneur, bienfaiteur ...). Cependant,
l'appel de cotisations est en aucun cas obligatoire. Par ailleurs,
en tant que ressources propres, celles-ci peuvent, sur le plan
comptable, être utilisées librement et n'engendrent aucun impôt sauf
si l'association vient à perdre son caractère non lucratif, les
cotisations risquent d'être considérées comme des recettes
commerciales et dans ce cas l'association sera imposée dessus.
- les droits d'adhésion
Outre les cotisations, l'association peut exiger des nouveaux
membres de payer un droit d'entrée en plus du montant de leur
cotisation. Ni soumis à la TVA, ni aux impôts, le montant du droit
d'adhésion sera fixé librement par l'association.
- les apports
Il existe différentes sources d'apports. Ceux-ci constituent le
fonds de dotation.
L'apport le plus fréquent provient généralement des membres
fondateurs de l'association (ensuite les membres pourront également,
une fois l'association créée, apporter à celle-ci).Il s'agit souvent
d'apports en numéraires, en biens immobiliers ou mobiliers ou alors
en savoir-faire.
- les lotos, tombolas ...
Selon la loi du 21 mai 1936, les lotos, loteries et tombolas
sont interdits sauf si ces derniers sont destinés à des actes de
bienfaisance ou à financer des activités sportives ....
Attention, les lots ne peuvent être que des biens mobiliers (par
exemple magnétoscope, téléviseur ...)
Par ailleurs, l'association avant d'organiser une telle manifstation
se doit de demander une autorisation au préfet du département du
siège de l'association ou au Préfet de Police (pour la ville de
Paris).
S'il s'agit de lotos traditionnels (organisés dans un cercle
restreint, dans un but social, culturel ... ou d'animation locale,
et que les mises sont faibles et que la valeur des lots n'excédent
pas 2500 francs : aucune autorisation n'est nécessaire (selon loi du
27 janvier 1988, parue au JO de février).
Les ressources externes des associations :
- Le mécénat ou le parrainage :
Une entreprise ou un particulier peut apporter son soutien
financier ou matériel à une association. Cependant il existe une
différence entre le mécénat ou le parrainage (mot utilisé
aujourd'hui à la place de sponsor). Lorsqu'une entreprise parraine
une association, elle espère tirer du profit de cette relation alors
que le mécénat, quant à lui, n'implique aucune contrepartie directe
de la part du bénéficiaire.
- les dons ou legs
Attention, seules les associations reconnues d'utilité publique ont
la possibilité de percevoir ce type d'apport. Avant de percevoir ces
sommes, l'association devra faire une demande préalable au préfet du
département du siège de l'association.
- les subventions publiques
En outre, toute association déclarée peut recevoir des
subventions de la part de l'Etat, des régions, des départements
...des organismes comme la Sécurité Sociale, les caisses de
retraites ...
Il peut s'agir soit de subventions directes (en espèces) soit
indirectes (par exemple par la mise à disposition gratuite d'un
local)
Cependant certaines conditions peuvent régir la subvention
.(signature d'une convention ...).
La caractéristique principale de la subvention est son caractère
exceptionnel. Elle peut être remise en cause sans préavis. Ainsi ne
doit-elle pas être considérée comme moyen de pérenniser
l'association.
- l'emprunt
Une association déclarée a également la possibilité d'emprunter
librement auprès des organismes bancaires, d'un particulier, ...
Pour information, une association reconnue d'utilité publique doit
obtenir une autorisation préfectorale pour contracter un emprunt.
Une assocition peut également obtenir un prêt de la part de l'Etat
ou d'une collectivité publique.
Voici les principales ressources d'une association !
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Dons et Fiscalité
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Depuis 1989, tout contribuable (domicilié en France) effectuant
des dons aux organismes peut bénéficier d'une déduction d'impôts.
Quels sont ces organismes ?
 les fondations ou associations
reconnues d'utilité publique d'oeuvres
les organismes d'intéret général,
ayant un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social,
humanitaire, sportif, familial, culturel ou concourant à la mise en
valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement
naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des
connaissances scientifiques françaises.
les associations cultuelles et de
bienfaisance qui sont autorisées à recevoir des dons et legs
les établissements d'enseignement
supérieur ou d'enseignement artistique publics ou privés à but non
lucratif
les établissements publics des
cultes reconnus d'Alsace-Moselle
les organismes agréés ayant pour
objet exclusif de participer, par le versement d'aides financières,
à la création d'entreprises (art. 238 bis).
Déduire de ses impôts, mais dans quelles limites ?
Si vous faites un don à destination d'organismes d'intérêt
général, d'associations reconnues d'utilité publique, la réduction
d'impôts est égale à 50 % des sommes versées dans la limite de 10 %
du revenu imposable.
Si vous faites des versements aux organismes ayant pour objet de
venir en aide aux personnes en difficulté, la réduction d'impôt
s'élève à 60 % des sommes versées dans la limite de 400 €.
Les justificatifs
Pour obtenir cette réduction, vous devrez fournir un
justificatif attestant du montant et de la date des versements ainsi
que l'identité des bénéficiaires avec votre déclaration de revenus
En ce qui concerne les frais engagés dans le cadre d'une
activité bénévole, notez qu'il vous sera indispensable de justifier
vos frais.
Si cela n'est pas possible, une évaluation forfaitaire des frais
de carburant peut être retenue sous les conditions suivantes :
- véhicules automobiles : 0,26 € / km;
- vélomoteurs, scooters, motos : 0,10 € / km
À défaut de justificatifs, la réduction d'impôt est refusée.
A compter de l'imposition des revenus 2001 et ce, jusqu'à ceux
de l'année 2003, les personnes qui transmettent leur déclaration par
voie électronique sont dispensés de joindre les pièces
justificatives.
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Les assurances de responsabilité civile
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Comme toute personne physique ou morale, une association peut se trouver
impliquée dans des accidents, être le lieu de délit ...
C'est pourquoi, il est indispensable que les dirigeants de l'association se
prémunissent contre ses risques en souscrivant une assurance de
responsabilité civile.Attention, le terme "responsabilité civile" est un
terme très vaste qui fait appel à différentes notions.
Si l'on veut être précis, il existe 4 axes de la responsabilité civile
- la responsabilité civile délictuelle (qui assure les dommages causés à
autrui)
- la responsabilité civile contractuelle (qui assure le non -respect des
obligations liées à un contrat)
- la responsabilité civile des dirigeants (s'il commet personnellement une
faute)
- et celle des membres.
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En règle générale
L'assurance civile garantie l'association en tant que personne morale,
elle garantie également ses membres, ses dirigeants, ses salariés, les
mineurs qui lui sont confiés ... . Le contrat de responsabilité civile se
doit également de garantir :
- le personnel bénévole de l'association,
- les risques liés aux activités de l'association (activités pratiquées
habituellement, occasionnellement ou à titre exceptionnel)
Attention cependant aux cas particuliers !
En effet, les bénévoles s'investissant pour des organismes à objet social
(par exemple les hôpitaux, les hospices, ...) relèvent, quant à eux, de la
législation sur les accidents du travail.
1. La responsabilité civile délictuelle de l'association Toute
association doit répondre des dommages causés à autrui si les dommages sont
de son propre fait, par le fait d'autrui (par exemple ses salariés), par le
fait de personnes sous la garde de l'association.
Si les trois conditions suivantes sont réunies : faute de l'association,
existence d'un dommage, lien de cause à effet entre la faute et le
préjudice, alors l'association devra réparer les dommages.
2. La responsabilité civile contractuelle de l'association
a) envers les adhérents
L'association est responsable des dommages corporels subis par un
adhérent alors qu'elle devait assurée sa sécurité, si toutefois la faute ne
vient pas de la victime
.b) envers les tiers
Toute association est responsable des ses engagements financiers vis à
vis des tiers (loyers ...). Cependant elle n'est responsable que dans la
limite de ses moyens et en cas de défaillance financière la responsabilité
personnelle des dirigeants pourra être engagée.
3. La responsabilité civile personnelle des dirigeants Si le
dirigeant a commis une faute personnelle ou indépendante de ses fonctions,
ce sera la responsabilité personnelle du dirigeant qui sera engagée.
Quelques motifs qui pourraient entraîner leur responsabilité civile :
- s'ils sont responsables de difficultés financières, d'erreurs de gestion
...
- s'ils n'ont pas respecté le principe d'information et de transparence
envers le conseil d'administration, le bureau ...
Attention leur responsabilité peut les emmener devant les tribunaux.
4. La responsabilité civile des membres Celle-ci peut être
engagée s'ils ne respectent pas les obilgations du contrat qui les lient à
l'association, ou alors s'ils leur responsabilité est engagée vis-à-vis d'un
tiers (et qui n'engage pas la responsabilité de l'association)
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Quelques conseils pour présenter
le bilan financier de son association
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Dans une association, le trésorier doit soumettre son bilan financier
à l'approbation de l'Assemblée Générale. Voici quelques conseils de
trésorier pour réaliser et présenter ce document .
Sur le fond :
- Faites ressortir les principaux chiffres qui permettent de présenter
la santé financière de l'association (compte de résultat et bilan), de
préférence en les comparant avec ceux de l'exercice précédent,
- faites l'adéquation entre les ressources de l'association, son
programme d'action et son appareil de gestion,
- appréhender sa capacité à faire des réserves,
- explorer son niveau de dépendance par rapport aux différents
financements.
Sur la forme :
- vous présentez ce document aux autres membres de l'association, qui ne
sont pas pour la plupart sensibilisés à la gestion financière ; inutile
donc de tout détailler, laissez place aux questions et reformulez les
informations si nécessaire,
- faire ressortir les grands équilibres financiers en évoquant
davantage des ordres de grandeurs plutôt que des chiffres précis,
- utiliser des supports graphiques et visuels (tableurs, transparents et
rétroprojecteurs), ce qui vous permettra de focaliser l'attention de
l'auditoire.
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Bien assurer son association
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Vous n'êtes certes pas une entreprise mais votre association peut
parfois engendrer des préjudices, et sa responsabilité peut être mise en
cause. Ce n'est pas une obligation, mais cela peut arriver. Pour pallier à
cela et amortir les risques, vous devez pouvoir être en mesure de bien
assurer votre association, ses biens et ses membres.
La responsabilité civile
La première chose à faire, c'est d'assurer votre association, dès son
dépôt en préfecture, en responsabilité civile. La responsabilité civile,
qu'est-ce que c'est ? Il s'agit de l'ensemble des règles qui obligent une
personne physique ou morale, à réparer un dommage causé à autrui. Il peut
très bien s'agir du président comme d'un membre actif, d'un bénévole, ou
même de l'association entière.
De manière explicite, votre association peut-être poursuivie civilement
pour un dommage corporel subi, ou pour des règles de sécurité ou
d'encadrement non-respectées, par exemple. La plupart du temps, cette
responsabilité découlera d'un contrat ou d'une obligation de sécurité. Il y
a pourtant des cas ou une association et ses membres ne peuvent être
poursuivis civilement, lorsque la faute commise par un membre a été exécutée
hors de ses fonctions associatives, ou sans autorisation du bureau, et que
ce même bureau est dans la capacité de le prouver.
S'assurer en responsabilité civile
Pour assurer votre association, vous devez prendre contact avec un
assureur. Vous constituerez un contrat d'assurance, en fonction de vos
obligations et de vos besoins. Ce contrat n'est pas obligatoire, sauf dans
certains cas, comme les associations sportives ou de chasse, mais il est
fortement conseillé.
Le contrat ne sera pas forcement bon, même si il est très cher, et
inversement. Chaque assureur impose une gamme de prix et de services ; à
vous de bien choisir votre compagnie en fonction de ce que vous voulez.
N'hésitez d'ailleurs pas à en visiter plusieurs pour vous faire une idée.
Avant la rédaction du contrat, pensez à faire une "check-list"de vos
biens, mobiliers et immobiliers, en n'oubliant pas d'y inclure vos moyens
humains, à savoir vos membres. Ainsi vous pourrez moduler vos besoins et vos
intérêts en fonction de ce qui constitue votre association, et ne rien
oublier lors de la rédaction dudit contrat avec l'assureur. N'hésitez pas
non plus à demander conseil auprès de personnes professionnelles ou
d'autorités compétentes comme l'inspection du travail, des commissions
d'hygiène et de sécurité, ou même les assureurs en cas de modification de
votre contrat. Le cas échéant, relisez attentivement le document afin de ne
pas vous retrouver démuni en cas d'accident, non couvert par le contrat
d'assurance.
La responsabilité pénale
Il se peut également que votre association ou l'un de ses membres
encoure une responsabilité pénale. La responsabilité pénale est définie
lorsqu'une infraction est commise à l'encontre d'une régle expressement
prévue par la loi ou un réglement, comme le code pénal ou le code de la
route par exemple. Dans ce cas précis, aucune assurance ne peut couvrir la
responsabilité pénale. L'association commettant un acte pénalement
répréhensible se verra, dans la majeure partie des cas, condamnée à une
amende, dissoute, ou inscrite au casier judiciaire dans les cas les plus
extrêmes (abus de confiance, utilisation illégale de fichiers informatiques,
vol, escroquerie, crimes...). Heureusement, cela arrive plutôt rarement.
Les dirigeants
En ce qui concerne les dirigeants, ils peuvent être poursuivis
personnellement dans des cas bien précis. De manière civile, le dirigeant
est civilement responsable envers son association s'il commet une faute de
gestion. En ce cas, il peut être intenté en justice.
Pour ce qui est de la responsabilité civile envers les tiers, il ne peut
normalement être poursuivi personnellement et se joindra au reste des
membres de l'association, sauf s'il n'agit pas au nom de l'association. Il
peut même être poursuivi financièrement s'il se porte caution à des dettes,
ou si l'association est en redressement ou liquidation judiciaire, et
qu'elle laisse paraître une insuffisance d'actifs, en d'autres termes de
cotisateurs.
Pour ce qui est des poursuites pénales, le dirigeant sera inquiété s'il
commet des infractions ou s'il en est complice, comme la modification de
déclaration sans avis préalable, ou le détournement de fonds à titre
personnel.
Bien sur ne noircissons pas le tableau, puisque toutes ces règles ne
sont là que pour régir les activités associatives, et les mesures de
répressions sont plutôt rares.
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